Ecm система что это такое в машине?

Ecm система что это такое в машине?

В переводе с английского языка, ECM (Enterprise content management) – это система управления цифровым контентом. Как инструмент управления информационными ресурсами компании, ECM используется для сбора, управления, хранения и предоставления доступа к информации пользователям организации. Для того чтобы понять каким образом и чем конкретно «управляет» система, давайте разберемся в некоторых определениях.

Для начала хотелось бы классифицировать всю существующую ныне цифровую информацию, выделив 2 основных типа данных. Каждый день мы имеем дело с различными письмами, документами, картинками, файлами, папками и т.д., — всё это цифровой контент. Таковым можно считать всю информацию, представленную в вашей локально-вычислительной сети, однако некоторые данные являются структурированными, другие же таким свойством не обладают.

Итак, данные бывают:

• Структурированные
• Неструктурированные

По каким критериям можно определить структурированы данные или нет?

Структурированными данными, в контексте жизнедеятельности предприятия, можно назвать документы, файлы и таблицы определенной формы, различные записи, создающиеся и хранящиеся в каких-либо учетных системах (1С, Excel и т.д.).

Главным условием представления данных в структурированном виде —  наличие программного обеспечения, способного создавать и управлять такими данными. Одним словом, структурированными являются данные, которые вводятся в базы данных (СУБД) в определенной форме, с четкой структурой и оформлением. Как правило, с такой информацией проще работать, ее легко извлекать и анализировать.

Неструктурированным контентом, соответственно, принято считать всю информацию, свободно хранящуюся на компьютере и не имеющую определенного порядка. Учет такой информации представляется крайне проблематичным, так как она не сформирована в единую базу данных, и ей сложно управлять. Примером неструктурированных данных могут выступить графические и мультимедийные файлы, папки, сообщения в ICQ, веб-страницы, файлы прикладных программ, и др.

Львиную долю корпоративного контента на предприятии составляют неструктурированные данные, и системы класса ECM призваны организовать информационное пространство компании, дав возможность вести учет таких данных, и обеспечивать совместную работу с ними.

Функции ЕСМ

В отличие от СЭД, где в качестве управляемых данных выступают организационно-распорядительные документы и бизнес-процессы, ECM системы имеют более гибкий функционал и позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом. Среди основных функций, которыми должна обладать ECM система, можно выделить:

• Электронный документооборот (СЭД);
• Управление записями (RM) и файлами. Категоризация и упорядочение;
• Управление знаниями (knowledge management). Хранение и предоставление доступа к релевантной для предприятия информации;
• Управление потоками работ (Workflow), автоматизация бизнес-процессов (BPM);
• Управление web-контентом (WCM);

В различных ECM системах, вдобавок к вышеописанному функционалу, реализованы дополнительные модули управления данными. Например, в системе «Ведок» реализован контроль сделок, организовано управление заданиями и поручениями.

Отличие ЕСМ от СЭД

ECM, также как и СЭД, отвечает за управление электронными документами. Но в отличие от СЭД, где возможности настройки бизнес-процессов ограничены логикой работы с «классическими» типами документов, ECM обладает более гибкими настройками маршрутов движения документов. Подстраиваясь под бизнес-логику компании, система позволяет автоматизировать нетипичные, уникальные для конкретной организации бизнес-процессы.

И все же, в первую очередь, ECM выполняет роль защищенного хранилища данных организации в удобном, структурированном виде. Для каждого объекта создается регистрационная карточка, в которой заносятся все необходимые атрибуты. Это позволяет структурировать информацию и обеспечить быстрый поиск, доступ к данным и работу с ними. В этом и состоит фундаментальное отличие ECM от системы электронного документооборота.

Подводя итог нашего сравнения ECM и СЭД, хочется отметить, что ECM система в организации решает более широкий круг задач, чем система электронного документооборота. Она объединяет в себе функции различных учетных систем (СЭД, BPM, WCM и др.), охватывает все бизнес-процессы компании в едином, структурированном информационном поле, именуемым корпоративным порталом.

Источник: https://ecm-soft.ru/chto-takoe-ecm/

Современные компании перешли на полную компьютеризацию и уже никого не удивляет тот факт, что 100% документов создаётся в электронном формате. Однако и сейчас большая их часть печатается на бумажных носителях. Причиной этому является нужда согласования, подписи. Представьте какое удобство настанет с момента внедрения электронной системы документооборота. Такое решение безусловно должно приниматься руководителем.

Но как показывает практика коренные изменения в устоявшемся бизнес режиме происходят только после возникновения нескольких сигналов. Руководство и ведущие специалисты приходят к выводу, что для решения многих проблем связанных с бумажными документами компании потребуется использование специальной системы для управления документами. ЕСМ система позволяет контролировать и управлять информацией на всех этапах её жизнедеятельности.

Источник: https://22am.ru/ecm-sistema-chto-eto-takoe-v-mashine/

Enterprise Content Management System — глоссарий КСК ГРУПП

ECM, или Enterprise Content Management, представляет собой комплекс программного обеспечения, внедренного в организации в целях управления информационными данными предприятия. При этом создается единое медиапространство.

К главным задачам ECM относятся:

• возможность введения разнообразных данных (сканированной информации, из Интернета, распознавание контента);
• возможность хранить данные и создавать их резерв;
• разбивка по категориям;
• возможность искать и индексировать контент;
• использование информации пользователем;
• обеспечение совместного доступа;
• обеспечение контроля доступа к информации и ее версиям;
• размещение контента;
• возможность управления бизнесом при помощи информации.

Круг задач велик. Поэтому созданы системы, которым присущи определенные функции:

• СЭД — система, отвечающая за электронный документооборот в организации;
• Knowledge Management — программный продукт для управления существующими знаниями;
• Web Content Management, а также CMS позволяют управлять сайтами в Интернете;
• Digital Asset Management предназначен для создания, хранения и распространения мультимедийной информации;
• Record Management, а равно EAM предоставляют возможность управлять записями, пользоваться виртуальным почтовым ящиком;
• Business Process Management — программа для управления разными процессами в бизнесе.

Что такое корпоративный контент

К корпоративному контенту относится офисная и финансовая документация организации, в том числе счета-фактуры, соглашения и договоры, отчеты и пр. Корпоративный контент может быть представлен в виде бумажного или электронного файла, возможно, это таблица с данными. Для управления документацией предназначены программы СЭД, CRM или ERP.

Под определение подпадает и информация, которой обмениваются друг с другом специалисты предприятия посредством виртуальных чатов, форумов. Этот контент относится к записям и управляется при помощи RM.

Электронные письма создаются и распространяются при помощи системы EAM.

Страница компании в сети Интернет — это тоже корпоративный контент, но управляемый при помощи WCM.

Есть решение и для управления знаниями — это KM.

Существуют также базы данных. Контент в них может храниться в структурированном или неструктурированном виде.

ECM и CMS: отличия

Обратите внимание, насколько близки по смыслу два термина: Enterprise Content Management и Content Management System. Первый является системой управления корпоративной информацией, второй — просто информацией.

На самом деле терминами ECM и CMS обозначаются системы с разнонаправленными задачами.

CMS — это чаще всего система управления сайтом или порталом компании. Это программа для создания сайта и его поддержки. С помощью движка можно редактировать новости, иную информацию, размещенную на сайте, публиковать статьи, управлять форумами.

ECM представляет собой комплекс программного обеспечения, с помощью которого управляется практически весь объем корпоративной информации и даже бизнес-процессы. CMS может быть частью ECM, если у организации есть свой сайт. В эту же систему включаются СЭД и программа для управления знаниями.

Развитие рынка ЕСМ: что прогнозирует Gartner

Инструментарий для управления ECM обновляется регулярно, появляются облачные технологии, новые запросы предприятий. Основные компании-разработчики продуктов ECM сливаются и сокращаются. В результате все это отражается на развитии рынка ECM-технологий. Согласно опубликованному отчету компании Gartner за 2010 г., есть четыре основных пути дальнейшего использования ЕСМ.

• ECM транзакционный. В него входят оцифровка документации и управление ее образами, контроль рабочих потоков, соответствия оформляемых писем, отчетов и пр. требованиям нормативных подзаконных актов, архивирование контента и т. д. подобные процессы длительные по времени и стабильные. Информация может иметь разную форму. Ее нужно масштабировать, управлять ее жизненным циклом. Производителями программных продуктов в данном направлении являются компании EMC, Open Text, а также IBM.
• ECM социальный. Он предполагает автоматизацию труда с носителями информатизации, затрагивает библиотечное дело. Также к этому направлению относится создание возможности работать над документами или с ними совместно, отслеживать выполнение поручений, контролировать копии, вести блоги, видеоканалы, виртуальный словарь. Социальное направление востребовано при подборе сотрудников, повышении их квалификации, при работе над проектами. Производителями подобных программных продуктов являются Alfresco, Microsoft. К ним же можно причислить Open Text.
• Программы ECM, призванные оптимизировать виртуальные линии передачи информации. Это направление включает различные технологии, применяемые для доведения информации посредством Интернета. Среди таких систем следует отметить WCM, DAM, системы интернет-­аналитики, управления мультимедиа и пр. Основные разработчики — Autonomy и Adobe.
• Система ECM может выступать и в качестве инфраструктурного проекта. Подобные технологии разрабатывают и внедряют IBM, Oracle, Microsoft. Программа встраивается в решения по управлению информацией, в целые платформы, которые поддерживают одновременно несколько приложений, управляющих данными. Так, при внедрении Microsoft SharePoint появляется возможность управлять данными. Результат — имеющиеся программы теряют свою актуальность.

Gartner считает, что в последующие два года система ECM будет активно развиваться по ряду направлений.

• Будет совершенствоваться и дорабатываться система, позволяющая эффективно управлять накопленными данными, то есть будет развиваться такая система, как legacy information management. Это связано с тем, что за годы деятельности предприятия накапливают терабайты электронной информации, в том числе архивированные файлы, переписку, видео, аудиоконтент. Один и тот же файл может иметь несколько копий, тем более в крупных предприятиях с дочерними компаниями и филиалами. Получается, что информация хранится в разрозненных источниках. Задача системы — управлять имеющимся контентом эффективно, структурировать его, чтобы можно было оперативно найти и использовать в работе. Gartner спрогнозировал, что в 2013 г. будут доминировать интегрированные решения, предназначенные для архивирования информации.
• Будет сделан существенный рывок в сфере поиска информации и ее обработки и анализа, то есть развитие получит система search and content analytics. Если будет развиваться система оперативного поиска и качественного анализа имеющейся информационной базы, это позволит в скором будущем в автоматическом режиме категоризировать контент. Кроме этого, уменьшится объем устаревшей и повторяющейся информации. Система позволит поддерживать перемещение информации с одного сервера на другой.
• Будут развиваться системы, благодаря которым упростится порядок использования доказательной базы в судебных органах, а также при разрешении спора в досудебном порядке. Подобные системы относятся к electronic discovery.
• Актуально внедрять облачные технологии для транспортировки сервисов ECM. Как вариант можно продвигать решения, в которых используется открытая исходная кодировка. Подобные сервисы будут пользоваться все большим спросом.
• Будут шире распространяться облачные вычисления. Они предложат рынку ECM более доступные системы. К крупнейшим провайдерам в этой области относятся компании Microsoft, Google, IBM.

Объем рынка ECM. Основные игроки

Согласно опубликованной информации Gartner, по итогам 2009 г. в развитие рынка приложений ECM было вложено свыше 3,5 млрд долл. США. Ежегодно этот рынок растет на 10%. Такая тенденция сохранится до 2014 г. Тогда объем средств в этом сегменте достигнет 5,7 млрд долл. США.

Отмечается, что в мировом масштабе доля управления информацией в Интернете равнялась в 2008–2010 гг. 15%. В то же время данный показатель достигает 30% в EMEA.

Примечательно, что Gartner составил схему, в которой представлены ведущие предприятия на рынке ECM.

Возврат к списку

Источник: https://kskgroup.ru/press-center/glossary/ecm-enterprise-content-management-system-angl/

Почему ECM-системы отправляют в отставку и почему они туда не уходят?

Современные компании перешли на полную компьютеризацию и уже никого не удивляет тот факт, что 100% документов создаётся в электронном формате. Однако и сейчас большая их часть печатается на бумажных носителях. Причиной этому является нужда согласования, подписи. Представьте какое удобство настанет с момента внедрения электронной системы документооборота. Такое решение безусловно должно приниматься руководителем.

Но как показывает практика коренные изменения в устоявшемся бизнес режиме происходят только после возникновения нескольких сигналов. Руководство и ведущие специалисты приходят к выводу, что для решения многих проблем связанных с бумажными документами компании потребуется использование специальной системы для управления документами. ЕСМ система позволяет контролировать и управлять информацией на всех этапах её жизнедеятельности.

Для понимания и осознанного выбора в сторону электронного документооборота необходимо понимать её внутреннее устройство. Какие этапы проходит информация? Как она согласуется на разных уровнях? Какие процедуры можно с ней делать? И ряд других не менее важных вопросов.

Можно ли руководить знаниями? Переводим термин ЕСМ

За последний год термины ЕСМ и workflow обосновались на страницах компьютерной прессы и в бизнес-планах ИТ-менеджеров. Даже авторитетная организация AIIM теперь именует себя The Enterprise Content Management Association вместо старого The Association for Information and Image Management.

Ha русский язык Enterprise Content Management (ЕСМ) чаще всего переводят загадочной фразой «управление корпоративным содержанием», что едва ли раскрывает происхождение и смысл данного термина. Попробуем разобраться.

Мы настолько привыкли к таким языковым конструкциям, как «управление документами», «управление знаниями», «управление отношениями с клиентами», что, повторяя их как заклинания, уже не задумываемся о смысле. Между тем глагол «управлять» означает «руководить», «направлять деятельность», «направлять движение». Управлять можно автомобилем, лошадью, государством, хозяйством. Можно принять и термин «управление деловыми процессами», подразумевающий руководство деятельностью людей. Но как управлять, скажем, знаниями? Разве ими можно руководить?

Английский глагол manage имеет несколько значений. Одно из них — «руководить», «управлять», «стоять во главе» — наиболее популярно благодаря интересу к вопросам управления экономикой. Слово «менеджер» практически вытеснило из обихода слово «управляющий», которое повсеместно использовалось раньше. Но у manage есть и иное значение — «уметь обращаться», «справляться». Поэтому термины Knowledge Management или Content Management следует трактовать как «умение обращаться со знаниями» (с «контентом»).

Далее. Английское слово content означает «нечто, что содержится внутри». Применительно к письменным работам оно обычно употребляется в словосочетании table of contents, по-нашему, «содержание», а точнее, перечень всего, что содержится в книге. В информационных технологиях термин content стали использовать, чтобы обобщить понятие «документ» на такие нетипичные ранее данные, как видео, аудио и мультимедиа. В частности, подобную трактовку дает Дебора Логан, директор по исследованиям GartnerGroup.

Kpoмe того, можно трактовать content как часть или элемент чего-то более сложного. При этом документ представляется состоящим из отдельных информационных элементов (piece of content), c которыми можно работать независимо друг от друга — например, разграничивать доступ к разным разделам документа.

Первоначально понятие content management прочно ассоциировалось именно с процессом публикации и обновления информации на Web-сайтах: нужна была технология, которая позволяла бы следить за актуальностью сайта.

Термин «контент» использовался (и продолжает использоваться) в Internet-сообществе как синоним слова «информация», обозначая информационное наполнение сайта, то есть все то, что «выложено» на нем, — тексты, рисунки, фотографии. Слово «контент» уже употребляется в русском языке (пример: контент-анализ — метод изучения прессы).

Поэтому вполне уместно употреблять слово «контент» как есть, без перевода, подразумевая под этим информацию, которая содержится в документе, или ее отдельные фрагменты.

Итак, Enterprise Content Management (ЕСМ) — это «умение обращаться с неструктурированной корпоративной информацией», что наглядно отражает суть и выглядит более логичным, чем безликое «управление корпоративным содержанием». Точнее называть подобные системы системами управления информационными ресурсами предприятия, понимая при этом, что они помогают «управиться» с информацией — быстро в ней ориентироваться, а не командовать ею.

Увы, не всегда удается предложить краткий адекватный термин для понятия, сформировавшегося в иной языковой среде. Не стоит любой ценой пытаться назвать его по-русски. Важно однозначно толковать смысл этого понятия, а для его обозначения можно пользоваться английской аббревиатурой, подобно тому как мы употребляем сокращения ERP, CRM и др. Поэтому в дальнейшем будем говорить просто — ЕСМ.

Content vs. Document — курица или яйцо. Управление докуменатми в ECM-системе

Почему вдруг понятие «документ» ушло в тень, а на первый план вышел контент? Поставщики систем управления документами подвергли остракизму слово «документ» и стали называть свои продукты системами управления контентом. И это не просто дань моде, а реакция на потребности клиентов.

Действительно, чаще всего документ создается в формате некоторого офисного приложения; затем, после утверждения, документ публикуется на сайте в HTML-формате или преобразуется в PDF для дальнейшего распространения.

С точки зрения потребителя информации это один и тот же документ, а с точки зрения классической системы управления документами — три разных.

Конечно, для принятия решений важно содержание, на содержании стоит фокусировать все свое внимание, абстрагируясь от формы, то есть от формата документа, способа хранения и доступа. Но можно пойти и дальше — сказать, что слова, в которые облечена информация, это тоже всего лишь форма. Где остановиться?

На практике более 90% документов создаются в расчете на то, что они будут распечатаны на черно-белом принтере на листах А4. Какое негодование вызывают у нас Web-страницы, на два сантиметра не влезающие по ширине листа! Или когда на последнем листе документа печатается всего две строчки! Мы все еще предпочитаем потреблять информацию в виде бумажных документов, сидя в кресле в самолете или лежа на диване.

Что касается иных миров — мультимедиа, то это дело будущего. Реально нет широкой практики использования подобных данных в бизнесе. Нет общепринятых стандартов и настольных инструментов для работы, например, с видео.

Поэтому дискуссия о приоритете содержания над формой носит пока академический характер. Можно считать, что «документ» и «контент» — практически одно и то же, а потому краеугольным камнем ЕСМ является система управления документами (Document Management, DM).

Рецепт создания ЕСМ

Взять за основу Document Management, добавить Web Content Management, смешать все с workflow и collaboration, затем украсить Knowledge Management и накрыть зонтиком Enterprise Portal. Смешать, но не взбалтывать.

Что касается ЕСМ, то это пока действительно «коктейль», его рецептура может отличаться от бара к бару. ЕСМ — новая область, терминология в которой окончательно не определилась, и даже эксперты дают порой весьма разноречивые определения.

Концепция ЕСМ есть результат конвергенции систем управления документами, информацией на Web-сайтах, средств автоматизации деловых процедур, групповой работы и управления знаниями и ряда других технологий. Это комплексное решение, обеспечивающее накопление и систематизацию неструктурированной информации, поддержку ориентированных на документы бизнес-процессов и возможности анализа информации.

Некоторые аналитики включают в ЕСМ также и средства интеграции приложений (Enterprise Application Integration, EAI), добычи данных, управление хранением, средства агрегирования и синдикации контента и ряд других технологий. Но если привести все к общему знаменателю, то для построения ЕСМ-решения вполне достаточно перечисленного выше. Остальное — по вкусу.

Всякий дом начинают строить с фундамента. Для ЕСМ фундаментом является Document Management, потому что, прежде чем что-то делать с документами, нужно научиться их хранить и систематизировать. Поэтому организациям, решившим строить систему ЕСМ, следует начать именно с управления документами. Это позволит навести порядок в документах и даст немедленный эффект в виде экономии времени на поиск и исключения затрат на повторное создание документов.

Сегодня управление документами становится таким же обязательным элементом информационной инфраструктуры организаций, как электронная почта, и… скоро исчезнет. Исчезнет как отдельное приложение и превратится в общедоступную услугу.

Невзирая на все успехи электроники, бумажные документы не исчезли с наших столов. И не исчезнут еще довольно продолжительное время. Поэтому в составе ЕСМ-решения обязательно присутствуют средства ввода бумажных документов, естественно, путем сканирования.

Казалось бы, чего проще: положил документ в сканер, нажал кнопку — и готово! А если нужно ввести 5 тыс. страниц в день? И заполнить карточку на каждый документ? Нужна целая технологическая линия, конвейер по вводу документов. Именно в силу технологических особенностей задачи массового ввода документов выделяются в отдельный блок.

Красивый фасад — управление информацией на Web-сайтах. Web Content Management служит своего рода насосом, который выкачивает информацию из внутренних хранилищ (например, из репозитариев систем управления документами) и делает ее доступной внешним пользователям — посетителям сайта или электронного магазина.

Если бы все в жизни можно было упорядочить и систематизировать, то и задача построения ЕСМ была бы проще. Однако далеко не все документы попадают в хранилища: многие важные данные хранятся в электронной почте, в файловой системе или СУБД. Одна из функций систем управления знаниями состоит в обеспечении сквозного поиска и доступа к любым данным, вне зависимости от места их хранения. Без системы управления знаниями невозможно рационально организовать сбор и анализ информации, поэтому Knowledge Management также считается обязательным кирпичиком в здании ЕСМ.

Издержки

Внедрение ECM потребует немало средств и усилий, но с другой стороны, давайте подумаем, во сколько может обойтись некорректное управление контентом? Убытки от неприменения средств ECM слишком часто не измеряются, либо оцениваются тогда, когда становится уже слишком поздно.

Затраты на длительные судебные разбирательства, потери от повторных бизнес-операций из-за неспособности наладить элементарное взаимодействие с клиентами, а также убытки от несвоевременного исполнения этапов бизнес-процесса на самом деле легко поддаются расчету – суммируйте оплату адвокатских услуг, цену привлечения новых клиентов и оплату труда сотрудников за полный рабочий день.

Только оценив масштаб этих потенциальных издержек, можно понять, что средства, вложенные в приобретение и внедрение ECM, способны принести компании реальную выгоду, которая пусть не всегда, но зачастую вполне измерима. Главное – понять и определить критерии успеха, а затем оценивать степень успешности на основе первоначальных ожиданий.

Можно измерить доход, полученный в результате использования более качественной информации в колл-центре, равно как и сокращение издержек в результате ускорения процедуры обработки кредитной заявки или процесса обработки претензий или, например, процедуры одобрения Управлением по контролю за продуктами и лекарствами (США) производства лекарства. Положительные изменения не всегда могут явно отражаться в балансовых отчетах, однако, это не означает, что их нет.

В то время как вычислить прямой доход от инвестиций трудно, увидеть положительные изменения в деятельности компании, вызванные повышением эффективности бизнес-процессов, вполне реально. Средства ECM помогут повысить эффективность работы вашей организации и сократить издержки, связанные с ведением бизнеса. Эти технологии повышают ценность вашей компании благодаря более эффективной работе с информацией для ее последующего извлечения, использования и, в конечном итоге, распределения и уничтожения. По мере того, как все большее число организаций используют эти средства, они становятся неотъемлемой частью повседневной работы. Каков доход от средств, вложенных в телефон? Трудно точно сказать. Тем не менее, вы ведь не можете себе представить работу организации без телефонной связи?

Найти черную кошку в темной комнате. Поиск и категоризация в ECM-системе

Хранить и накапливать информацию человечество научилось уже давно. Библиотеки и архивы существуют тысячи лет. Но не так просто найти нужные сведения, даже точно зная, что они где-то есть! И уж совсем невозможно найти то, что нужно, быстро — особенно если не знать точно, что ищешь.

Для пользователя ECM-система должна предоставлять средства навигации, которые отображали бы логическую и понятийную структуру хранилища информации, подобно систематическому каталогу в библиотеке. Ядром любой ECM-системы является мощный сервер полнотекстового поиска.

В принципе можно сказать, что все современные поисковые системы выросли из утилиты grep — еще создателям Unix потребовалась возможность поиска по содержимому файлов. Этого было достаточно, пока мы вели поиск в основном по своим собственным «исходникам» или по документации на любимый компилятор.

С ростом объемов информации, и особенно в эпоху Internet, простой поиск перестал быть полезным. Если в ответ на запрос вы получаете несколько миллионов ссылок — это все равно что ничего.

Источник: https://landcruiser-service.ru/servis-i-remont/blok-ecm-chto-eto.html